Handy als Erfassungsterminal

 

Mobile Zeit- und Datenerfassung ist grundsätzlich auch auf Handys möglich. Auf  Java-fähigen Handys lassen sich intelligente Menüführungen programmieren und die Übertragungskosten der Daten durch GPRS auf ein Minimum reduzieren.

Mit dieser Lösung werden insbesondere Mitarbeiter im mobilen Einsatz in die Lage versetzt, Arbeitszeiten schnell, zeitnah und kostengünstig zu verbuchen. So lassen sich sogar Kostenstellen und spezielle Fehlgründe angeben. Mitarbeiter-Selbstbedienungs-Funktionen wie die Übersicht der aktuellen Ferientage und Überstunden runden das Leistungsspektrum ab. Dank der grafischen Benutzeroberfläche mit komfortabler Menüführung gestaltet sich die Bedienung besonders einfach.

Handys sind persönliche Arbeitsmittel und stark von persönlichen Präferenzen und Gewohnheiten geprägt. Auch aus finanziellen Gründen können nicht ganze Mitarbeiterstäbe mit handys der neusten Generation ausgerüstet werden, um mobile Erfassungsaufgaben zu erfüllen. Deshalb macht es fallweise Sinn, die  kostengünstigere SMS-Technik einzusetzen.

Mit dem ›Short Message Service‹ können Kurznachrichten vom Handy aus versandt werden. Für die mobile Zeiterfassung wird diese Technik genutzt, indem eine SMS-Nachricht ohne oder mit einem codiertem Nachrichteninhalt (z.B. ›K‹ für Kommen, ›G‹ für Gehen und ›P‹ für Pause) an eine dem Zeiterfassungssystem im Unternehmen zugeordnete Telefonnummer gesendet wird.

Bedingung für die mobile Zeiterfassung ist ein erhebliches Vertrauen des Arbeitgebers in seine Aussendienstmitarbeiter:

  • Ob die Meldungen zum ›Kommen‹ oder ›Gehen‹ tatsächlich zutreffen, lässt sich nicht kontrollieren;
  • die Identifikation des Anrufenden erfolgt allein über die Handy-Nummer, das Handy darf also nicht in fremde Hände gegeben werden;
  • die Zeitbuchungs-Telefonnummern dürfen keinem Fremden mitgeteilt werden.

Sicherer ist die Zeiterfassung, wenn die Zeitbuchung von Aussendienstmitarbeitern zusätzlich mit einer Auftragszeiterfassung gekoppelt ist. Neben der Gesamtarbeitszeit des Tages wären dazu beispielsweise auch die Beginn- und Endzeiten der Aufenthalte bei jedem einzelnen Kunden zu buchen.

Ethelred bietet auf Wunsch Handy-Lösungen an, die auf allen gängigen Handys laufen und die wichtigsten Selbstbedienungs-Informationen umfassen.